Jak si zaručeně (ne)naštvat dtp studio při tvorbě zakázky

Dnešní článek bych rád věnoval problémům, se kterými jste se asi setkali v každém dtp studiu a chtěl bych tento článek věnovat všem kteří se chystají s dtp studiema komunikovat a poskytnout jim podklady na konkrétní zakázku.

Nevím jak ve vašem dtp studiu, ale vždy se najde nějaká zakázka, kde vše neběží tak hladce jak by mělo. Přitom obě strany mají pocit, že ta druhá strana patrně nedělá to co by měla, nebo že komunikace nefunguje a projekt neběží tak, jak bylo předem dohodnuto. Čeho se vyvarovat, nebo na co si dát pozor se dočtete v dnešním článku.

1. Přesné zadání a neměnit projekt za běhu
Na začátku každé zakázky by měl být předem schválený harmonogram s termínem zakázky od předání podkladů až po tisk. Nedovedu si představit horší variantu než tu, kdy se probíhající zakázka mění „za pochodu“.

– Stáhněte si kompletní tutoriály kanálu dtpko.cz bez reklam –

Chápu, že určité vylepšení a změny jsou potřeba, ale aby klient v polovině projektu kompletně změnil projekt celý, jak bude výstup vypadat, by se nemělo stávat. Je třeba si uvědomit, že dtp studio se snaží dodržet určitý harmonogram a jakékoliv zásadní zásahy do běhu projektu tyto časové plány hodně rozbourají. Pokud jako klient dáte např. reklamní agentuře, nebo Dtp studiu „zelenou“ že může finalizovat do tisku, mělo by to být opravdu poté, co to schválí interní vedení celé vaší společnosti a nemělo by se stávat, že PDF před tiskem na závěr prohlédne např. pan ředitel, který byl předtím na dovolené a váš projekt před koncem vidí poprvé.

To má pak většinou za následek, že začne rozporovat polovinu obsahu vašeho materiálu a většinou ho nezajímá, že tyto změny posunou zakázku, tiskárnu a nervy lidí okolo celého projektu. Stojí vás to další čas a peníze na projektu navíc a přitom by se dalo tomuto pozdnímu schvalování předejít.

2. Včasné předání všech podkladů pro zpracování
Je mi jasné, že málo který projekt běží tak, že pro něj máte všechny obrázky a texty předem, než se na projektu začne pracovat. Pokud váš projekt takto běží, můžete si gratulovat a přát si ať takto běží všechny vaše zakázky. Praxe je však trošku jiná a kolikrát se vše zbytečně protahuje kvůli opožděnému zaslání hiressové fotky, nebo při zásadních změnách v textech.

Samozřejmě může se stát, že se i DTP studio pozdě všimne některé fotky, kterou považovalo rozlišením za kvalitní a je ji potřeba vyměnit, pak vše záleží na pružnosti obou stran, jak rychle k této výměně dojde a zda-li to zásadně nezbrzdí projekt.

3. Komunikace na obou stranách
Když by se mě někdo zeptal, co je nejdůležitější, aby projekt dobře běžel, odpovím – určitě komunikace. K čemu mi je, když dtpko bude rychle reagovat na problémy vzniklé za běhu projektu, ale klient (nebo accountka na straně klienta) si otevře mail jednou denně a telefon má trvale v tichém režimu. Proto je komunikace jedna z klíčových věcí na chodu celé zakázky.

S tím ale souvisí nešvar, který bohužel provozuje hodně klientů a tím je zasílání třeba deseti e-mailů za den s připomínkami. Respektive připomínky k jednomu projektu, ale v deseti e-mailech. Není nic horšího, když vám za den přijde email s předmětem „připomínky“ „připomínky II“ „poslední připomínky“ „finální připomínky“ „opravdu finální připomínky“ „finál finálů“ atd. Je to cesta, jak v projektu udělat zaručeně chybu. Proto je ideální připomínky sepsat komplet, pokud vím, že mi projekt budou komentovat ještě kolegové ve firmě, počkat si na všechny komentáře a poslat je do DTP studia najednou.

Zkuste omezit telefony tipu: „a na straně 5 mi prosím ještě vyhoďte čárku“ a za 5 minut ji tam po telefonu opět vracet. Také je třeba si uvědomit, že každý krok navíc je i čas navíc a volat za pět minut do dtp studia, zda-li to co jste poslali je již hotové, zakázku nezrychlí. Zkrátka méně telefonátů někdy znamená více.

4. Vše je většinou v lidech a chyby nedělají stroje, ale lidé
Možná je tento nadpis trošku nadsazený, ale v této části bych se chtěl zmínit, že vše je o lidech. Ať už na druhé straně vašeho projektu, stojí přímo sám klient, nebo někdo z jeho account managerů, či projektových managerů, vždy by to měli být lidé zkušení v oboru a znalí problematiky okolo připravy a finalizace dat do tisku. Je nepříjemné narazit na člověka, kterému se zdá fotka velikosti 56 kb ve formátu jpg dobrá pro tisk a těžko mu budete vysvětlovat, že byste rádi nějakých 300 dpi (dneska již minimum).

Dá se výborně komunikovat s klientem který byl kdysi třeba managerem reklamní agentury a tudíž mu postup zakázky není cizí, ale těžko budete komunikovat s kymkoli, kdo má pocit, že když vám předal 60 Kb jpgčka a text v powerpointu, vy tomu dáte ořezové značky a projekt frčí do tisku.

5. Finální schválení a předání zakázky
To, že každý projekt před odesláním do tisku by měl být finálně schválen klientem, není potřeba zdůrazňovat. Toto předání většinou bývá buďto formou např. podepsáním finální makety, tiskových Plotrů, popřípadě nátisků. Někdy stačí e-mailové odsouhlasení zaslaného finálního PDF. Na dtp studiu je, aby stihlo předem dohodnutý termín zakázky a klient by měl udělat všechno proto, aby studio mělo co nejsnažší cestu tento závazný termín stihnout.

Napište mi v komentářích pod článkem s čím se setkáváte vy při tvorbě zakázky a co by se dalo určitě dělat jinak…

Hodně bezproblémových zakázek přeje dtpko.cz

– PaGun –